通常情况下，制造商需要对文件进行合法化以获得政府批准——对于俄罗斯联邦（以及其他国家），电子文件不被接受，因此这是强制性的。
医疗器械注册时的合法化流程是怎样的？
首先，制造商准备相应文件（文件类型根据政府机构的要求清单而定）。随后，制造商或生产国的代理公司（提供此类服务的机构）开始办理合法化手续。手续类型取决于国家，可能是加盖海牙认证（apostille）或在俄罗斯联邦领事馆（使馆）办理认证。
经过此程序后，制造商会获得一份打印的合法化文件原件，可发送给负责注册流程的俄罗斯公司。当俄罗斯负责国家注册的公司（以下简称“第三方”）收到该文件时，由于缺少俄语翻译（即使文件带有领事馆印章或海牙认证，文件的其余部分若未翻译完成，仍无法使用），因此第三方需要将其翻译成俄语并进行公证（这是官方认可的翻译文件程序）。完成后，打印版的合法化文件看起来应类似于：带有海牙认证的原始文件、全文翻译（海牙认证文本也须翻译）及俄罗斯公证员的印章。
只有在此之后，该文件才能作为注册文件的一部分使用，或者在制造商或第三方未提供原件的情况下，可以使用该文件的公证副本（例如同一份文件需用于多个设备的注册）。